Ateliers d’excellence opérationnelle
Optimisation des processus de paie avec l’approche Lean Service
Le centre de réadaptation régional la RessourSe (CRRLR) situé à Gatineau au Québec a pour mission d’offrir des services d’adaptation ou de réadaptation et d’intégration sociale à des personnes qui en raison de leurs déficiences physiques requièrent de tels services et à des jeunes enfants présentant un retard de développement, de même que des services d’accompagnement et de soutien à l’entourage de ces personnes.
Du fait d’une grande insatisfaction des collaborateurs et d’un fort taux d’absentéisme lié à un sentiment de pression et d’un nombre important d’erreur et d’omissions, le CRRLR souhaitait optimiser les processus mis en œuvre par son équipe de la paie au sein du service de comptabilité.
Dans ce cadre, l’approche était :
- Conduire un diagnostic sommaire du processus, reposant essentiellement sur l’observation du processus (partage du quotidien en période de paie) et des entrevues avec les principales parties prenantes, des managers métier jusqu’au service de la comptabilité.
- Proposition d’objectifs d’amélioration au manager chargé de la paie et au sponsor du projet.
- Animer une série d’ateliers de résolution de problème d’une demi-journée avec les collaborateurs concernés, pour un total de quatre jours sans provoquer un sentiment d’urgence.
- Accompagner la mise en œuvre des solutions.
Résultats atteints :
Accroissement de la qualité
- Les corrections reliées à l’approbation des relevés de présence ont diminué de tout près de 50 %.
Amélioration de la productivité
- 5,6 minutes par dossier au lieu de 7 minutes (20 % de gain);
- Réduction notable de l’absentéisme et du temps supplémentaire lors des remplacements.
Réduction des délais
- Traitement de la paie en 4 jours au lieu de 5 jours (20% de gain) par mois;
- Réduction de 40 % du temps de traitement des congés lors de la vérification des relevés de présence;
- Réduction du temps de traitement des comptes de dépenses/formation de 50 %.
Amélioration de la santé et qualité de vie des employés
- Diminution notable des irritants;
- Création d’un « esprit » d’équipe plus fort et solidaire;
- Approche participative et partage de l’expertise;
- Diminution de la pression et valorisation du travail.
